対象コース/ 目安の時間

Notionスポット相談／1〜2時間（2〜3回）

ご依頼内容：

20人ほどのチームで、会議の議事録をまとめるページがほしいという声がありました。話もよく脱線してしまい、会議は予定より長くなりがち。そのあとにある別の会議をリスケすることも起きていました。

作成したページ：

まず、すべての会議のスケジュールを全員が把握できる状態をつくり、ただ議事録をまとめるだけではなく、会議のアジェンダや話す内容を各自が書き込めるよう提案しました。

作成したのは、会議のスケジュールとアジェンダ、議事録を兼ねたデータベースです。

会議の予定もこのデータベースに入っているので、どの会議がいつあるのかを、全員が同じ場所で確認できます。

発言したい人は、会議の前に、それぞれの会議のページにあらかじめ議題を書いておきます。（議題ごとに、トグル見出しでまとめておくと見やすいです。）

会議は、このアジェンダに沿って進めます。
補足資料などもNotion内に貼り付けた状態で会議を行えるので、会議の途中で資料を探したり、共有したりする時間もかかりません。

また、議題の追加はボタンブロックを使うと便利です。ボタンを押すと、議題を書くためのトグル見出しがひとつ追加されます。

会議が終わったら、同じページがそのまま議事録になります。ただし、会議の数が多いと、自分が関係する会議の議事録を探すのが少し手間です。

そこで、「参加者」「関係者」というユーザープロパティを作成し、そのプロパティに「自分」が入っている会議（議事録）だけを絞り込んで表示するビューを作成しました。

参加者」「関係者」のどちらか（もしくは両方）に自分のアカウント名が含まれる場合のみ表示されるので、基本的にこのビューのみを確認しておけば、スケジュールの把握も、議事録の確認もスムーズになる見込みです。

作った後の変化

この仕組みで会議を管理したところ、以下のような変化がありました。

• 1時間の枠を30分ほど超えていた会議が、1時間で終わるようになった

• アジェンダに沿って進むので、話の脱線や、資料を共有する時間が減った

• タスク管理もNotionで行っていたので、議事録を見るためにスプレッドシートなどあちこちを見にいく手間が減り、使うツールが増えるストレスも軽くなった

※ 会議の進め方や議事録の整理は、「Notionスポット相談」でもご相談いただけます。→ ご予約はこちら